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會計憑證檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)
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發(fā)布時間：2019-08-14 10:21:53
傳統(tǒng)會計憑證檔案柜歸檔、接收、排架、借閱、歸還、上架、統(tǒng)計、銷毀等手工管理方式已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)代精益管理的需要，要借助信息化技術(shù)對會計憑證檔案進行全程精益管理。本文闡述了會計憑證檔案柜管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，即基于館藏會計憑證信息和上架信息，利用數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)，開發(fā)管理系統(tǒng)，建立會計憑證檔案電子全宗，實現(xiàn)對會計憑證進行查詢和統(tǒng)計等全生命周期管理。
由于會計憑證檔案柜管理與其他類別檔案的管理有諸多不同，所以常用檔案管理系統(tǒng)都沒有把會計檔案管理納入其中。會計憑證管理主要的任務(wù)就是借閱管理，需要解決三個主要問題：根據(jù)憑證號確定憑證所在案卷；憑證按卷管理，可能多個憑證在同一卷：查詢借出憑證信息?，F(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)都無法實現(xiàn)這些借閱需求。
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利用信息技術(shù)可以省略目錄與索引等與查詢內(nèi)容無關(guān)的形式和細(xì)節(jié)，不必了解檢索原理和方法即可快速找到要借閱的案卷，其優(yōu)勢是傳統(tǒng)手工查詢所無法比擬的。大批量借閱會計憑證時，信息技術(shù)更是得心應(yīng)手，可大大提高借閱效率，減少等待時間和人力成本。
會計憑證檔案柜管理系統(tǒng)既是一個檢索工具，也是一個管理工具，大大簡化了查詢提檔、借閱利用、歸還檢查和上架的過程，降低了出錯率。
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